Najem w działalności gospodarczej

Przedsiębiorca stawiający dopiero pierwsze kroki w biznesie, oprócz rozwoju działalności stara się zazwyczaj maksymalnie ograniczać koszty. Chociaż w dobie internetu posiadanie lokalu, w którym ma być prowadzona działalność, nie jest konieczne, znaczna część przedsiębiorców nie może jednak bez niego funkcjonować. Na co zwrócić uwagę zawierając umowę najmu oraz jak można zminimalizować koszty?

Korzystanie z lokalu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej najczęściej odbywa się w oparciu o umowę najmu, która ma źródło w art. 659 i nast. Kodeksu cywilnego. Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Na mocy umowy najmu przedsiębiorca może zatem prowadzić działalność gospodarczą w najmowanym lokalu w zamian za ustalony w umowie czynsz.

Przed podpisaniem

Umowa najmu lokalu na potrzeby działalności gospodarczej powinna być zawarta na piśmie. Jest to w interesie najemcy, który przed jej podpisaniem powinien skonsultować się z profesjonalistą lub dokładnie prześledzić treść umowy i wskazane przepisy K.c. Warto także zastanowić się nad okresem, na jaki zawarta ma być umowa. Może być on określony (np. dwa lata z możliwością dalszego przedłużenia) lub nieokreślony. Wybór konkretnego rozwiązania zależy od profilu działalności, a do wypowiedzenia najmu zastosowanie znaleźć mogą terminy wynikające z umowy lub w ich braku określone w ustawie (zwłaszcza art. 673 § 2 K.c.).

Umowę najmu wskazane jest zawierać w formie pisemnej.

Cel umowy

Poza pewnymi szczególnymi rodzajami działalności, jak np. warsztat samochodowy, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby działalność gospodarcza prowadzona była w lokalu mieszkalnym. Dlatego początkujący przedsiębiorca może prowadzić działalność w nieruchomości będącej jego własnością lub w wynajętym lokalu mieszkalnym.

Bardzo istotne jest jednak wskazanie w umowie celu, na jaki wynajmowany jest lokal. Brak określenia w umowie najmu lokalu mieszkalnego, iż będzie w nim prowadzona działalność gospodarcza może uzasadniać jej wypowiedzenie przez wynajmującego. Jeżeli bowiem najemca używa rzeczy w sposób sprzeczny z umową lub z przeznaczeniem rzeczy i mimo upomnienia nie przestaje jej używać w taki sposób, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia (art. 667 § 2 K.c. w zw. z art. 680 K.c.).

Dla uniknięcia sporów w interesie najemcy jest wpisanie do umowy, iż w lokalu prowadzona będzie działalność gospodarcza.

Adaptacja lokalu

W zależności od biznesplanu oraz dostępności lokali, przedsiębiorca może wynająć lokal już gotowy do prowadzenia konkretnej działalności lub wymagający jego dostosowania do potrzeb konkretnej branży. Decydując się na adaptację lokalu, trzeba doprecyzować w umowie kwestie związane z wyrażeniem przez wynajmującego zgody na dokonanie zmian w lokalu, okresem objętym umową, a także konsekwencjami jej wcześniejszego rozwiązania - w zakresie poczynionych nakładów. Bez zgody wynajmującego najemca nie może bowiem czynić w rzeczy najętej zmian sprzecznych z umową lub z przeznaczeniem rzeczy (art. 667 § 1 K.c.). Dlatego w umowie powinny znaleźć się postanowienia dotyczące zgody wynajmującego na adaptację lokalu, jej zakresu i rozliczeń z tym związanych.

Częstym błędem popełnianym przez najemców jest niezabezpieczenie swoich interesów związanych z dokonanymi nakładami. Pojęcie to w uproszczeniu odnosi się do materiałów i robocizny zainwestowanych przez najemcę w najmowany lokal. Ważne, aby decydując się na inwestycję w najmowany lokal, zabezpieczyć się w możliwość zwrotu nakładów w przypadku wcześniejszego rozwiązania umowy, a także ustalić sposób rozliczenia nakładów po jej zakończeniu.

Z punktu widzenia najemcy bardzo istotne jest, aby umowa nie pozbawiała go możliwości dochodzenia zwrotu nakładów po rozwiązaniu umowy najmu. Jeżeli natomiast umowa nie zawiera żadnych regulacji na temat rozliczenia nakładów, najemca ma możliwość skorzystania z art. 676 K.c. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego. Przepis ten należy jednak traktować jako ostateczność, gdyż lepiej uregulować zasady rozliczeń za dokonane nakłady już na etapie zawierania umowy.

Podnajem

Dobrym sposobem na obniżenie kosztów działalności gospodarczej, zwłaszcza na jej początkowym etapie, może okazać się podnajem części lokalu lub wspólny najem większej powierzchni. Chociaż nie jest to rozwiązanie dobre dla każdego rodzaju działalności, to może okazać się skutecznym sposobem na podzielenie kosztów. Jednak zasady ich ponoszenia przy wspólnym najmie oraz rozliczenia z tego tytułu najemcy powinni uzgodnić w umowie między sobą, niezależnie od umowy zawartej z wynajmującym.

Podnajem lokalu polega na jego dalszym najmie w całości bądź w części (np. najemca wynajmuje 40-metrowy lokal na cukiernię, z czego wydzieloną 10-metrową część podnajmuje innemu przedsiębiorcy na lodziarnię). Co jednak bardzo ważne, podnajem lokalu jest zakazany w większości wzorów umów funkcjonujących na rynku. Dlatego warto omówić tę możliwość z wynajmującym i zawrzeć w umowie postanowienie, zgodnie z którym wyraża on zgodę na podnajem. Najemca może rzecz najętą oddać w całości lub części osobie trzeciej do bezpłatnego używania albo w podnajem, jeżeli umowa mu tego nie zabrania (art. 668 § 1 K.c.). W razie oddania rzeczy osobie trzeciej zarówno najemca, jak i osoba trzecia są odpowiedzialni względem wynajmującego za to, że rzecz najęta będzie używana zgodnie z obowiązkami wynikającymi z umowy najmu.

Osoby, które decydują się na podnajem, powinny pamiętać, iż jest on niejako związany z główną umową najmu. Oznacza to, iż ulega on rozwiązaniu najpóźniej z chwilą zakończenia stosunku najmu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.)