Umowa zlecenia na prowadzenie spraw kadrowych

1) Czy przepisy pozwalają na powierzenie spraw kadrowo-płacowych osobie zatrudnionej na podstawie umowy cywilnoprawnej? Jeśli tak, to proszę o podanie podstawy prawnej.

Nie ma przeciwwskazań, aby sprawy kadrowo-płacowe były wykonywane przez osobę zatrudnioną na podstawie umowy zlecenia. Istotne jest jednak, aby osoba ta nie wykonywała pracy w warunkach typowych dla stosunku pracy.

Przepisy prawa pracy nie określają podstawy prawnej zatrudnienia osoby prowadzącej sprawy kadrowo-płacowe firmy. Według art. 3¹ K.p. za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Zasadę tę stosuje się odpowiednio do pracodawcy będącego osobą fizyczną, jeżeli nie dokonuje on osobiście czynności, o których mowa. Powołany przepis nie rozstrzyga w żaden sposób jaka ma być forma prawna łącząca pracodawcę z wyznaczoną przez niego osobą. W piśmiennictwie uważa się, że wyznaczenie osoby dokonującej za pracodawcę czynności w sprawach pracowniczych może mieć zarówno charakter prawnopracowniczy (np. umowa o pracę), jak i cywilnoprawny. W tym drugim przypadku w rachubę wchodzą wszelkie umowy o świadczenie usług, począwszy od umowy zlecenia, poprzez kontrakty menedżerskie, skończywszy na umowie o dzieło (por. K. Baran, Kodeks pracy Komentarz WKP 2012). Wyznaczanie w rozumieniu art. 3¹ § 1 K.p. może także nastąpić na podstawie czynności jednostronnej, jaką jest udzielenie pełnomocnictwa. Kreuje ono po stronie osoby, której umocowanie dotyczy, kompetencje do podejmowania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy ze skutkiem bezpośrednim dla reprezentowanego.

Nie ma więc przeszkód prawnych, aby zatrudnić kadrową na podstawie umowy zlecenia. Jednak nie może ona faktycznie pozostawać w podporządkowaniu wobec pracodawcy, gdyż w takim przypadku łącząca strony umowa mimo nazwania ją umową zlecenia będzie w istocie umową o pracę. Definicję stosunku pracy zawiera art. 22 § 1 K.p., zgodnie z którym przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Przy czym zatrudnienie w ww. warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy (art. 22 § 1¹ K.p.).

Dla ustalenia, czy strony łączył stosunek pracy często decydujące są okoliczności, w jakich była wykonywana praca. Zwłaszcza istotne jest to, czy praca była wykonywana pod nadzorem pracodawcy, czy wymagała osobistego zaangażowania, czy musiała być świadczona w określonym czasie i miejscu oraz w jaki sposób była rozliczana. Należy też zwrócić uwagę, iż w porównaniu do umowy o pracę, która tworzy stały stosunek prawny między pracodawcą i pracownikiem, zlecenie ma, co do zasady, charakter jednorazowy i dotyczy dokonania doraźnej czynności lub usługi. Wskazywał na to Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 15 października 1999 r. (sygn. akt I PKN 307/99, OSNP 2001/7/214) stwierdzając, że: "(…) Umowa zlecenia z reguły określa rodzaj wykonywanych czynności i w zasadzie nie może polegać na pozostawaniu w dyspozycji zlecającego i wykonywaniu stosownie do jego potrzeb czynności zlecanych na bieżąco.". Dlatego zawarcie umowy zlecenia, która faktycznie ma cechy umowy o pracę jest ryzykowne. W razie bowiem wątpliwości pracownik lub inspektor Państwowej Inspekcji Pracy mogą żądać przed sądem ustalenia, że dana osoba była zatrudniona nie w oparciu o umowę zlecenia, lecz na podstawie umowy o pracę, ze wszystkimi tego konsekwencjami.

2) Czy można zawrzeć umowę zlecenia na okres 6 miesięcy, a następnie odnowić umowę na kolejne miesiące?

Nie ma limitów czasowych dotyczących zatrudniania na podstawie umowy zlecenia. Umowa ta może być zawarta zarówno na czas określony, jak i na czas nieokreślony. Niemniej zatrudnienie kadrowej na podstawie umowy zlecenia na długi okres czasu może skutkować jej zakwestionowaniem i uznaniem za umowę o pracę (jeśli spełnia inne cechy tego rodzaju umowy).

Umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną, uregulowaną w art. 734 do 751 K.c. Przepisy Kodeksu cywilnego nie określają maksymalnej długości na jaką można zawrzeć tę umowę. Pozostawione to jest więc swobodzie stron. Czas, na jaki umowa zlecenia jest zawierana, zależy zwykle od jej przedmiotu - czy jest nim konkretna, jednorazowa usługa, czy też usługi określonego rodzaju, które mają być wykonywane w umownie ustalonej czasowej perspektywie. Dlatego też możliwe jest zawarcie umowy zlecenia na okres 6 miesięcy i późniejsze jej przedłużenie. Nie ma też przeszkód prawnych dla zawarcia umowy zlecenia na czas nieokreślony. Umowa zlecenia zawarta na dłuższy czas określony lub na czas nieokreślony może mieć także postać umowy ramowej, w ramach której strony określają podstawowe zasady współpracy oraz zasady wynagradzania, a następnie umowa ta może być precyzowana w trakcie jej trwania poprzez zawieranie umów wykonawczych dotyczących konkretnych zadań powierzonych zleceniobiorcy. Przyjęcie określonego rodzaju współpracy zależy od woli stron.