Wydanie byłemu zleceniobiorcy zaświadczenia o czasie trwania umowy zlecenia

Spółka z o.o. na miesiąc zawarła umowę zlecenia z osobą fizyczną (umowa została już zakończona i rozliczona oraz został wystawiony rachunek). Ostatnio były zleceniobiorca zwrócił się do spółki o wydanie mu zaświadczenia o okresie trwania tej umowy. Czy spółka ma obowiązek wydać takie zaświadczenie?

Przepisy nie nakładają na zleceniodawcę takiego obowiązku. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby spółka wydała byłemu zleceniobiorcy zaświadczenie dotyczące realizacji umowy zlecenia.

Obowiązki związane z zawarciem umowy zlecenia

Zgodnie z art. 734 § 1 K.c., przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 K.c.). Z przepisów tych nie wynika obowiązek zawarcia umowy zlecenia w określonej formie. Umowę tę można zawrzeć np.:

w formie pisemnej - poprzez złożenie podpisów na papierowym dokumencie (art. 78 K.c.),
w formie elektronicznej - poprzez złożenie oświadczeń woli w postaci elektronicznej i opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ K.c.),
w formie dokumentowej - np. poprzez wymianę e-maili (art. 77²-77³ K.c.).

W wyjaśnieniach Państwowej Inspekcji Pracy zwrócono jednak uwagę, że dla celów dowodowych zalecana jest forma pisemna (por. https://www.pip.gov.pl/dla-pracownikow/pytania-i-odpowiedzi/obiecywana-umowe-zlecenie-co-moge-zrobic-w-takiej-sytuacji?tmpl=pdf).

W art. 8b ust. 3 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773) przyjęto m.in., że jeżeli umowa, o której mowa w art. 734 i 750 K.c., nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, potwierdza przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Tego przepisu nie stosuje się m.in. w przypadku, gdy o miejscu i czasie wykonania zlecenia lub świadczenia usług decyduje przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi i przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne (art. 8d ust. 1 pkt 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Prawo do zasiłku dla bezrobotnych

Z przepisów prawa nie wynika obowiązek zleceniodawcy wydania zleceniobiorcy zaświadczenia potwierdzającego wykonywanie umowy zlecenia. Zleceniobiorca może jednak zwrócić się z prośbą o taki dokument, jeżeli np. zamierza ubiegać się o zasiłek dla bezrobotnych. Przesłanki, jakie należy spełnić, aby uzyskać ten zasiłek, określone są w art. 71 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2024 r. poz. 475 z późn. zm.), dalej ustawy o promocji zatrudnienia. Przewidziano w nim m.in. wymóg, aby bezrobotny - w okresie 18 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień zarejestrowania się w powiatowym urzędzie pracy - był zatrudniony łącznie przez okres co najmniej 365 dni, przy czym może to polegać m.in. na świadczeniu usług na podstawie umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, jeżeli podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy stanowiła kwota co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę w przeliczeniu na okres pełnego miesiąca (art. 71 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy o promocji zatrudnienia).

W orzecznictwie podkreśla się jednak, że aby wykazać swoje uprawnienie do zasiłku, bezrobotny nie musi przedstawiać zaświadczenia - np. od zleceniodawcy. Może to być także każdy inny dokument potwierdzający jego prawo do zasiłku (np. umowa zlecenia, rachunek wystawiony przez zleceniodawcę). Organ administracji ma obowiązek podjęcia próby wyjaśnienia wszystkich, niezbędnych dla sprawy okoliczności - zwłaszcza w sytuacji, gdy bezrobotny uprawdopodobnił pewne zdarzenia (por. np. wyrok WSA w Kielcach z 29 stycznia 2014 r., sygn. akt II SA/Ke 1124/13). Zgodnie z art. 77 § 1 K.p.a., organ administracji publicznej ma obowiązek w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Niewystawienie przez zleceniodawcę zaświadczenia na życzenie zleceniobiorcy nie oznacza zatem, że zleceniobiorca nie otrzyma zasiłku dla bezrobotnych.