Prowadzenie dokumentacji osób wykonujących umowy cywilnoprawne

Jaką dokumentację należy gromadzić dla osób wykonujących umowę zlecenia albo umowę o dzieło?

Zarówno umowa zlecenia, jak i umowa o dzieło są stosunkami cywilnoprawnymi, dla których nie ma zastosowania Kodeks pracy, a zatem nie stosuje się do nich regulacji dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych. W konsekwencji w dużej mierze to od zleceniodawcy/zamawiającego będzie zależało jakie dokumenty gromadzi.

W przypadkach, o których mowa w pytaniu, zastosowanie będą miały zasady związane ze swobodą zawierania umów. W związku z tym zakres gromadzonej dokumentacji będzie wynikał przede wszystkim ze sporządzonej przez strony umowy. To w niej będą znajdowały się wszelkie ustalenia, w tym co do sposobu dokonania rozliczeń i to ona będzie w omawianym zakresie wskazówką. Przykładowo, jeżeli strony umówią się, że podstawą do wypłaty wynagrodzenia za wykonanie zlecenia będzie jakiś efekt końcowy, to nie będzie miało znaczenia, ile zleceniobiorca poświęci na to czasu. Zatem z tego punktu widzenia ewidencja pracy nie jest konieczna. Należy jednak pamiętać, że w przypadku umów, o których mowa w art. 734 i 750 K.c., wykonywanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi, wysokość wynagrodzenia - z nielicznymi tylko wyjątkami - powinna być ustalona w umowie w taki sposób, aby za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług nie była niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej. Dlatego strony tych umów określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług (art. 8a ust. 1 i art. 8b ust. 1 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - Dz. U. z 2018 r. poz. 2177).

Wśród zgromadzonych dokumentów może się znaleźć orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania konkretnej pracy. Co prawda przepisy nie narzucają wymogu kierowania na badania profilaktyczne osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy, niemniej w przypadkach, gdy jest to podyktowane rodzajem pracy oraz szczególnie doniosłymi zagrożeniami występującymi w środowisku pracy, kierowanie na nie zleceniobiorców jest działaniem jak najbardziej wskazanym. Trudno bowiem mówić o zapewnieniu bezpiecznych warunków pracy osobie zatrudnionej w ramach umowy cywilnoprawnej przy pracy charakteryzującej się dużymi zagrożeniami wypadkowymi nie mając pewności czy jej stan zdrowia pozwala na bezpieczne jej wykonywanie. Jeżeli zatrudniający zdecyduje się skierować osobę zatrudnioną na podstawie innej niż stosunek pracy na badania, albo wykonanie stosownych badań wskaże jako warunek podjęcia współpracy, to zasadnym będzie posiadanie dokumentu to potwierdzającego.

Podobnie zleceniodawca/zamawiający może uznać za konieczne przeszkolenie zatrudnionego na umowie cywilnoprawnej w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeżeli podejmie się tego zadania, to stosowne jest, aby w celach dowodowych przechowywał zaświadczenie potwierdzające odbycie przez usługobiorcę (zleceniobiorcę) takiego szkolenia.

Poza powyższymi warto również wspomnieć o dokumentach związanych z wypłatą wynagrodzenia, czyli wszelkiego rodzaju poświadczenia czy pokwitowania oraz dokumenty związane z wywiązywaniem się przez zleceniodawcę/zamawiającego z obowiązków spoczywających na nim jako płatniku składek ZUS oraz podatków.